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千里の道も一歩から ~日程情報の一元集約による業務改善

約 7 分
千里の道も一歩から ~日程情報の一元集約による業務改善

皆さん、こんにちは!
ちっしーこと、千代(ちしろ)です。
兵庫県出身で数少ない関西在住の人間です(笑)

初めてのブログ執筆ではありますが、是非読んで頂ければと思います。

早速本題ですが、皆さんの会社でこんなニュアンスのセリフを一度は聞いたことありませんか?

 ・今のうちのやり方ではダメだ!生き残るためにも大きな業務改革を行おう!
 ・さあ、うちの会社も生産性向上のために抜本的に業務改善を行おう!
 ・新しいシステムを導入して、それをもとに業務改善を行おう!

自身も前職の会社では、こんなセリフを聞くことがありました。
それも、あるとき突然の思い付きでいきなり話が出てくることが多々ありました。
そして、その話はいつの間にか露と消え、「あの話はどうなったんやろな~」と周りの人たちと会話することもしばしば・・・(笑)

確かにセリフだけ聞くとこれは何かせんとあかん!とは思いますよね。
やけど、日常業務を回している現場の方々からすると

 ・んで自分たちはどんなことをせなあかんの?
 ・これって、自分たちにとって何かメリットあるん?
 ・なんか新たな手間とか増えるんちゃうん?

など、様々な疑問が出てくることがあるかと思います。

でもそれを見た経営層の方々は、現場は危機感が足らへんのちゃうか?と思ったり、現場と経営層の溝がなかなか埋まらへんことが多々あります。
そして、その間に挟まれる中間管理職は
「あっちを立てばこっちが立たずになるし、どうやって折り合い付ければええんやろ・・・」
と悩むこともあるのではないでしょうか?

なんでこんなことになるかと言うと、現場・中間管理職・経営層で見てる視点が異なっているんですよね。
現場の方は目の前の仕事をこなすことがメインなので短期視点、中間管理職の方は短中期視点、経営層は長期視点で見ており、考動の軸が異なっていることも一つの要因やと感じています。
財務上の数字が良くなる・生産性向上などの長期的にプラスなことが短期的にもプラスかと言うと、業務フローの変更であったり新しいシステムでの業務に慣れるまでに時間が掛かるなど、マイナスに感じてしまうことが多々ありますからね。

そこで、大きな業務改革や業務改善を行うにも、小さな一歩から進めることによって、現場にとっても早い段階で旨みが感じられます。その小さな積み重ねによって大きな目標が達成できる。このような流れで進めていくのがええかなと感じています。
いきなり大きい戦略だけを「あるべき論」として掲げるだけやと、具体的に何をするのか?となってまうし、絵に描いた餅になってしまいがちです。
ですので、小さな改善の積み重ねで、大きな戦略が実現されるという流れで進めていくことが重要やと考えています。

具体的事例として、今まで携わった業務コンサル案件の事例の一つを「現場」と「中間管理職」の2つの視点で紹介します。

<事例>
各部署の日程情報を一つのエクセルに集約し、
日程管理ツールに自動反映

ある製造業の会社様のコンサル案件に参画した際に、設計・生産技術(生技)・品質保証(品証)などの各部署にヒヤリングして現状分析を行ったのですが、その際にこんな課題が出てきました。

  • 設計部門がいつ図面を出してくるかを都度担当者に聞かないと分からんので、生技側の準備が進めにくいねん
  • 各部署からの検査依頼がいつ来るのかの情報がまとまっていないので、検査のスケジュールを立てにくいねん
  • 工程管理や開発プロジェクトなどの日程管理フォーマットが各部署で異なっており、情報取得に時間が掛かってまう

上記のような課題は、どこの会社様でも多かれ少なかれ類似している課題があるんちゃうかなと思います。
もっとアナログな事例で言うと、必要な情報が各担当者で個人持ちになっており、人伝でしか情報を拾えない
といった声も挙がりました。ヒヤリングさせてもらった生技担当者や設計担当者から
「いや~、うちの会社は中小企業がそのまま大きくなった雰囲気なんですよね!」
とコメントを頂いたのですが、まさしくその言葉通りやな~と納得させられたことが印象的です(笑)

このような課題の対策として「新しいシステムを導入して、それで情報を一元管理しよう」という対策が挙がるかもしれません。でも新しいツールをいきなり導入するとなると
「えっいきなり新しい仕組みやシステム入れて、現業務が回るんやろか?」
など抵抗感を持つ人も少なくありません。むしろ、抵抗感を持つ人がほとんどやと思います。
大局的に見れば良い変化ではあれど、人は目の前の大きな変化を嫌う性質があるので当たり前の反応と言えます。

でも、一歩目の改善の一例として、こんな改善策があります。

①一つのエクセルにマクロで集約

この改善策であれば、新しいツールを導入する必要もありません。各部署の現行フォーマットを確認し、
そのフォーマットからエクセルに一元的に集約するマクロを組めば解決できます。
また、エクセルなどと親和性が高いプロジェクト管理ツール「Microsoft Project」などに集約した情報を反映すれば、WBSのように線で見える形で表示して、一元管理することが可能です。
極端な話、マクロや関数を使えばエクセル上でもグラフ化してスケジュール表示が可能ですしね。

②管理フォーマットを作成

各部署の担当者で話し合ってフォーマットを決めることで部署単体での日程管理方法の効率化に繋がります。
その後に、上記①の改善策で部署間連携を行えば、日程の整合取りも簡素化かつ漏れなくできるようになります。
これらの改善策によって、各部署からすると一つの決まったフォーマットに各部署の日程情報(設計図面の作成期間、必要書類の提出日、必要書類の承認日、検査日など)が入っているので事前の計画も立てやすく部署横断の業務改善にも繋げられます。

このような小さな一歩目の改善であれば、新しいツールを導入する必要も無く、現状の業務の延長で改善ができます。現場の方々にとっても大きな負荷にはならへんし、前向きに取り組めるのでは無いかと思います。

本案件の中でも、実際にこのような改善活動を提案し、現場の方々も前向きに協力してくれて日程情報を一元集約することができました。
一元集約するイメージとしては、下の図のようなイメージです。

また、業務改善という意味では、日々の運用に乗せていくことも重要です。
本案件で言うと、一元集約した日程情報を、スケジュール遅延などの問題発生時の対策早期化(理想は未然防止)に繋げるために

  • 集約した日程情報を誰が責任を持って管理するんや?
  • 各部署が集まる場を定期的に設ける必要があるんちゃう?
  • スケジュール遅延が発生した場合(もしくは期日が近い)に何かしらアラートを出す必要は無いんやろか?

など、運用観点を各部署と話し合って、一元管理した日程情報管理の運用フローを定義し、その運用フローに沿った運用を始めて行きました。
実際に運用に乗せた後も、改善点などは出てきますので、そこはPDCAサイクルを回して運用フローの精度を高めることが可能です。

このような一歩目の業務改善ができると、現場の人から
「日程情報を日付だけで見ててもピンと来ないから、日程表のイメージで視覚的に見えるようにしたいねん」
という要望が自ずと出てくることが多々あります。
具体的なイメージで言うと、日程以外の観点にはなりますが
「センサーから取得した温度や振動、加速度などの数値データだけだと見ててもイメージしにくいので、BI(Business Intelligence)ツールで有名なTableauやMotion Boardでグラフのような形で見える化したい」
などが挙げられます。
そこで「こんなツール・システムであれば、スケジュールベースで日程を表示できます」と言えば
「おっ、このツールは使えそうやし、ちょっと運用トライしてみよか」
と現場の人からしても前向きに取り組んでもらえる可能性が高まります。

エクセルから別システムへの情報登録の作業は、RPA(Robotic Process Automation)などで自動化することによって省力化もできますし、さらなる業務改善の可能性が広がります。

大きな業務改善を見据えて小さな業務改善を積み重ねていけることが、会社全体にとってプラスになるし、理想の業務改善の流れやと感じています。

簡単な事例紹介ではありますが、内容伝わりましたでしょうか?
この記事を読んで、小さな一歩でも業務改善に取り組めるんやな!と感じてもらえたら幸いです。

近日中に、別の観点での小さな業務改善事例も紹介したいと思いますので、お楽しみに!!

About The Author

Yuya Chishiro
約6年間業務系システムのシステム開発に従事し、現在は製造業向けの業務・ITコンサルタントに従事。
2019年3月にグロービス経営大学院を卒業し、MBAを取得。

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